Manual de stare de urgență pentru companii

Informatii utile pentru activitatea curenta a companiilor pe perioada starii de urgenta declarate in contextul pandemiei COVID-19

Materialul poate fi descarcat in format pdf aici:

VASS Lawyers_Companies Handbook

 

1      CUVANT INAINTE

2      CE SE INTAMPLA CU ACHIZITIILE PUBLICE?

3      SE MAI POT FACE FORMALITATI PRIVIND ACTIVITATEA COMPANIILOR?

4      CE SE INTAMPLA IN RAPORTURILE DE MUNCA?

5      CE SE INTAMPLA IN RAPORTURILE CU PARTENERII CONTRACTUALI?

6      CE SE INTAMPLA CU REGULILE DE CONCURENTA?

7      CE SE INTAMPLA IN RAPORTURILE CU AUTORITATILE PUBLICE?

8      CE SE INTAMPLA CU DOSARELE DE PE ROLUL INSTANTELOR?

9      ESTE UTILA SEMNATURA ELECTRONICA?

10        CARE SUNT MASURILE DE SUSTINERE A OPERATORILOR ECONOMICI?

11        CUM AR PUTEA COMPANIILE AJUTA SISTEMUL MEDICAL?

12        CONCLUZII

1    CUVANT INAINTE

Pentru a sprijini mediul de afaceri pe perioada starii de urgenta declarate in contextul pandemiei COVID-19, echipa VASS Lawyers a redactat un set de informatii utile pentru activitatea curenta a companiilor in aceasta perioada.

Astfel cum este deja cunoscut, prin Decretul nr. 195/2020 s-a instituit starea de urgenta pe intreg teritoriul Romaniei, pe o durata de 30 de zile, fiind stabilite masuri de prima urgenta pentru prevenirea raspandirii COVID-19. Totodata, prin setul de ordonante publicate la data de 21 martie 2020, Guvernul a adoptat o serie de masuri economice si fiscal-bugetare, precum si masuri de protectie sociala. Toate aceste masuri au un impact deosebit asupra activitatii curente a societatilor din Romania.

Sintetizam, asadar, in continuare raspunsurile la cateva din intrebarile care ar putea preocupa antreprenorii in aceasta perioada:

• Ce se intampla cu achizitiile publice?
• Ce se intampla in raporturile de munca?
• Se mai pot face formalitati privind activitatea companiilor?
• Ce se intampla in raporturile cu partenerii contractuali?
• Ce se intampla cu regulile de concurenta?
• Ce se intampla in raporturile cu autoritatile publice?
• Ce se intampla cu dosarele de pe rolul instantelor de judecata?
• Este utila semnatura electronica?
• Care sunt masurile de sustinere a operatorilor economici?
• Cum ar putea companiile ajuta sistemul medical pentru depasirea crizei generate de Covid-19?

2      CE SE INTAMPLA CU ACHIZITIILE PUBLICE?

2.1          SOLUTIONAREA CONTESTATIILOR SI A PLANGERILOR

Consiliul National de Solutionare a Contestatiilor (CNSC) pare sa isi continue activitatea si in aceasta perioada si recomanda:

• transmiterea tuturor inscrisurilor (contestatii, puncte de vedere, dosarul achizitiei, interventii, concluzii, recipisa de consemnare a cautiunii, etc.) cu preponderenta prin posta sau curierat rapid;
• accesul limitat in Registratura CNSC (cate o persoana, pe rand si pastrarea unei distante de cel putin 2 metri una fata de cealalta intre persoanele aflate in asteptare), cu recomandarea dezinfectarii mainilor la intrarea in incapere;
• in cazul persoanelor care studiaza dosarele aflate pe rolul CNSC si a celor care asteapta eliberarea cautiunilor, pastrarea unei distante de cel putin 2 metri una fata de cealalta, cu recomandarea dezinfectarii mainilor la intrarea in incapere.

Desi s-au formulat solicitari in acest sens, CNSC nu a confirmat pana la acest moment posibilitatea transmiterii documentelor procedurale exclusiv in format electronic cu semnatura electronica extinsa, si nici posibilitatea acordarii accesului la dosar in format electronic (prin e-mail sau prin intermediul unui portal). Cu toate acestea, in practica Consiliul a dat curs deja unor cereri formulate exclusiv in format electronic.

Curtile de apel au adoptat hotarari diferite in ceea ce priveste solutionarea dosarelor avand ca obiect achizitii publice, neexistand o practica unitara in acest sens. De exemplu:

• Curtea de Apel Bucuresti considera ca sunt cauze urgente ce se vor judeca si in perioada starii de urgenta doar “litigiile vizand acte administrative referitoare la aplicarea masurilor prevazute in Decretul nr. 195/2020, inclusiv cele referitoare la achizitii directe, in cazuri ce justifica urgenta deosebita”; in timp ce
• Curtea de Apel Cluj va continua sa judece in plus fata de acest tip de litigii si toate “litigiile privind achizitiile publice (plangeri, recurs in contestatii judiciare, suspendarea procedurii)”.

In ceea ce priveste termenele de contestare, desi:

• Decretul nr. 195/2020 prevede ca prescriptiile si termenele de decadere de orice fel nu incep sa curga, iar, daca au inceput sa curga, se suspenda pe toata durata starii de urgenta; iar
• termenele de contestare sunt considerate in jurisprudenta termene de decadere,

fata de continuarea activitatii CNSC si de continuarea solutionarii litigiilor de achizitii publice de catre unele instante, pare riscanta interpretarea potrivit careia termenele de formulare a contestatiilor in materia achizitiilor publice se suspenda sau nu incep sa curga pe perioada starii de urgenta.

2.2    ACTIVITATEA ANAP SI SEAP

Agentia Nationala pentru Achizitii Publice (ANAP) si Sistemul Electronic de Achizitii Publice (SEAP) isi continua activitatea in aceasta perioada.

SEAP va solutiona solicitarile de orice natura si va acorda asistenta tehnica in utilizarea SEAP exclusiv online si telefonic, insa cu un efectiv redus de personal. Incepand cu data de 18.03.2020, programul de call center a fost astfel redus intre orele 11.00-15.00, de luni pana joi, respectiv 11.00-13.00, vineri.

ANAP nu pare sa fi luat alte masuri in afara de publicarea recomandarilor privind conduita sociala responsabila in prevenirea raspandirii COVID-19 intocmite de Grupul de Comunicare Strategica al Guvernului.

2.3    REGIMUL GENERAL AL ACHIZITIILOR PUBLICE

In perioada pandemiei, achizitiile publice care nu vizeaza lupta cu virusul Covid-19 raman supuse regimului si legislatiei generale, sens in care pare ca procedurile de achizitie isi vor urma cursul firesc.

2.4    ACHIZITII DE ECHIPAMENTE SI MATERIALE MEDICALE

Cu titlu de exceptie, in perioada pandemiei, mai multe autoritati au posibilitatea/obligatia de a achizitiona in mod direct materiale si echipamente necesare combaterii epidemiei cauzate de COVID-19, dupa cum urmeaza:

• directiile de sanatate publica vor achizitiona materiale necesare prin procedura de achizitie directa, sumele necesare fiind asigurate prin transferuri de la Ministerul Sanatatii;
• unitatile sanitare vor achizitiona materiale si medicamente necesare prin procedura de achizitie directa, sumele necesare fiind asigurate prin transferuri de la Ministerul Sanatatii;
• autoritatile publice centrale si entitatile juridice in care statul este actionar majoritar vor putea achizitiona in mod direct materiale si echipamente necesare combaterii epidemiei cauzate de COVID-19;
• ministerele cu sistem de sanatate propriu au posibilitatea de a realiza achizitii directe pentru unitatile sanitare proprii atat din bugetele ministerelor de resort, cat si din cele ale unitatilor sanitare.

Potrivit unui comunicat de presa publicat de ANAP la data de 16 martie 2020:

• autoritatile/entitatile contractante verifica incadrarea in prevederile Decretului si justifica modul in care achizitiile respective contribuie la combaterea epidemiei COVID-19;
• ANAP va monitoriza achizitiile directe realizate in aceasta perioada si in acest sens autoritatile contractante pun la dispozitia ANAP informatii, in termen de maxim 30 de zile lucratoare de la finalizarea perioadei decretate;
• ANAP va oferi sprijin autoritatilor care deruleaza achizitii cum sunt cele de medicamente, materiale sanitare sau echipamente medicale, prin sistemul HELPDESK, tuturor autoritatilor care intampina dificultati in derularea achizitiilor directe de materiale si echipamente necesare combaterii epidemiei COVID-19.

Spre deosebire de O.U.G. nr. 11/2020 care reglementa achizitia centralizata a produselor aferente stocurilor de urgenta medicala de catre Oficiul National pentru Achizitii Centralizate (ONAC), prin procedura de negociere fara publicare prealabila a unui anunt de participare, Decretul nr. 195/2020 instituie asadar fie posibilitatea, fie obligatia unor autoritati de a achizitiona in mod direct materialele si medicamentele necesare in perioada pandemiei COVID-19 direct de catre directiile de sanatate publica si unitatile sanitare. Pana la data de 19 martie, ONAC atribuise toate acordurile-cadru ce faceau obiectul O.U.G. nr. 11/2020, urmand ca materialele si echipamentele ce fac obiectul acestora (ventilatoare, masti, manusi, izolete, combinezoane etc.) sa fie livrate in perioade de la 1 zi la 90 de zile calendaristice de la data incheierii contractelor subsecvente de catre IGSU.

Preturile medicamentelor achizitionate de catre unitatile sanitare pentru tratarea pacientilor cu COVID-19 pot depasi preturile maximale aprobate de Ministerul Sanatatii. Cu toate acestea, pe perioada starii de urgenta se pot plafona preturile la medicamente si aparatura medicala.

In vederea combaterii raspandirii infectiilor cu COVID-19, autoritatile publice centrale pot rechizitiona stocuri, capacitati de productie si distributie, de echipamente de protectie, dezinfectanti si medicamente utilizate/utilizabile in tratarea COVID-19. Rechizitia de bunuri reprezinta o masura cu caracter exceptional prin care autoritatile publice imputernicite prin lege obliga operatorii economici, institutiile publice, precum si alte persoane juridice si fizice la cedarea temporara a unor bunuri mobile sau imobile in contextul instituirii, inter alia, a starii de urgenta. Bunurile pot fi rechizitionate cu respectarea prevederilor Legii nr. 132/1997 privind rechizitiile de bunuri si prestarile de servicii in interes public si de Normele Metodologice de aplicarea a Legii nr. 132/1997 aprobate prin Hotararea Guvernului nr. 219/2005. Proprietarii bunurilor rechizitionate au dreptul la despagubiri.

Pana la acest moment, se pare ca ministrul de finante a confirmat ca Guvernul va rechizitiona fabrica de biocide Hexi Pharma.

2.5    ACHIZITII CENTRALIZATE LA NIVELUL COMISIEI EUROPENE

Una dintre cele mai importante masuri anuntate de Comisia Europeana este lansarea la data de 13 martie 2020 a unei proceduri accelerate de achizitie centralizata de bunuri necesare pentru lupta impotriva virusului COVID-19, in temeiul Acordului privind achizitiile centralizate pentru procurarea de contramasuri medicale, adoptat in anul 2014. Acordul privind achizitiile centralizate este semnat de 26 de state, cel mai recent alaturandu-se initiativei europene Suedia si Polonia (februarie si martie 2020). Romania a semnat Acordul inca din septembrie 2014.

2.6    PROIECTE CU FONDURI NERAMBURSABILE

Relevant pentru achizitiile publice cu finantare nerambursabila este si faptul ca beneficiarii de fonduri europene afectati de adoptarea masurilor de urgenta au posibilitatea de a decide, impreuna cu autoritatile de management / organismele intermediare, sa suspende contractele de finantare incheiate.

3    SE MAI POT FACE FORMALITATI PRIVIND ACTIVITATEA COMPANIILOR?

3.1    ACTIVITATEA REGISTRELOR COMERTULUI

Activitatea Oficiului National al Registrului Comertului si a oficiilor registrelor comertului de pe langa tribunale continua:

• atat in ceea ce priveste inregistrarea mentiunilor privind persoanele juridice si persoanele fizice inregistrate in registrul comertului;
• cat si in ceea ce priveste inmatricularea / inregistrarea in registrul comertului a unor noi societati.

Activitatea de inregistrare se va efectua prin mijloace electronice, astfel:

• cererea de inregistrare si documentele anexate la aceasta vor fi transmise in forma electronica, avand incorporata, atasata sau logic asociata semnatura electronica extinsa; si
• copiile de pe inregistrarile efectuate si de pe actele prezentate de solicitanti, informatiile despre datele inregistrate si certificatele constatatoare se elibereaza pe cale electronica.

Activitatea de asistenta din cadrul oficiilor registrului comertului de pe langa tribunale, precum si activitatea de publicare si de furnizare a Buletinului procedurilor de insolventa se vor realiza prin mijloace electronice.

3.2    SUSPENDAREA ACTIVITATII SOCIETATII

Se poate decide intreruperea temporara a activitatii societatii din considerente de preventie sau pentru impiedicarea raspandirii contaminarii cu virusul COVID-19.

In acest sens este necesara parcurgerea procedurilor legale in fata Oficiului Registrului Comertului competent, Agentiei Nationale de Administrare Fiscala si Inspectoratului Teritorial de Munca.

Pe perioada suspendarii activitatii, societatea nu mai poate desfasura operatiuni corespunzatoare obiectului de activitate. Intreruperea temporara a activitatii unei societati nu poate depasi 3 ani de la data inscrierii mentiunii in registrul comertului.

Reluarea activitatii se poate realiza oricand in decursul celor 3 ani, prin parcurgerea procedurii prevazute de lege in acest sens.

4  CE SE INTAMPLA IN RAPORTURILE DE MUNCA?

4.1      CUM POT FI ADAPTATE RELATIILE DE MUNCA FATA DE DIMINUAREA VOLUMULUI DE ACTIVITATE?

4.1.1    Continuarea activitatii la sediul angajatorului

Prin Ordonanta militara nr. 2/2020 s-a instituit masura restrictionarii deplasarilor, inclusiv in interes profesional, in intervalul orar 22-06. Pentru verificarea motivului deplasarii in interes profesional, persoanele sunt obligate sa prezinte, la cererea personalului autoritatilor abilitate, legitimatia de serviciu, adeverinta eliberata de angajator sau o declaratie pe propria raspundere.

In situatia continuarii activitatii la sediul angajatorului, salariatul are:

• dreptul la securitate si sanatate in munca;
• obligatia de a respecta masurile de securitate si sanatate a muncii in unitate.

Angajatorul are obligatia sa asigure securitatea si sanatatea salariatilor in toate aspectele legate de munca, prin adoptarea unor masuri de preventie sau pentru impiedicarea raspandirii contaminarii cu virusul COVID-19, precum informarea angajatilor cu privire la masurile adoptate de autoritatile competente din domeniu, dezinfectarea cu regularitate a spatiilor comune etc.

Masurile luate de acesta nu pot sa determine, in niciun caz, obligatii financiare pentru salariati.

Ca o alta masura de protectie, angajatorii pot programa controale medicale frecvente ale angajatilor. Efectuarea examenului periodic are ca scop, intre altele, depistarea bolilor care constituie risc pentru viata si sanatatea celorlalti lucratori la acelasi loc de munca, precum virusul COVID-19.

4.1.2    Munca la domiciliu sau telemunca

Ca masura de preventie a raspandirii Covid-19, angajatorii de comun acord cu salariatii, sau chiar fara acord in situatii de forta majora ca masura de protectie a angajatului, pot modifica temporar locul de munca la domiciliul salariatului sau pot decide desfasurarea activitatii prin telemunca (atunci cand salariatul isi indeplineste atributiile folosind tehnologia informatiei si comunicatiilor).

De principiu, munca la domiciliu sau telemunca trebuie stipulate expres intr-un act aditional la contractul de munca. Cu titlu de exceptie insa, pe durata starii de urgenta nu mai este necesara incheierea unui act aditional la contractul de munca in vederea desfasurarii muncii la domiciliu sau prin telemunca.

Astfel, institutiile si autoritatile publice centrale si locale, autoritatile administrative autonome, regiile autonome, societatile si companiile nationale si societatile la care statul ori o unitate administrativ-teritoriala este actionar unic sau majoritar, precum si societatile cu capital privat introduc, acolo unde este posibil, pe perioada starii de urgenta, munca la domiciliu sau in regim de telemunca, prin act unilateral al angajatorului.

In masura in care astfel de decizii modifica tipul contractului individual de munca, chiar daca locul muncii in sine nu este un element care sa necesite inregistrarea in REVISAL, eventuala modificare va presupune inregistrarea sa corespunzatoare.

4.1.3    Stabilirea unor programe de lucru individualizate

Ministerul Muncii si Protectiei Sociale a recomandat adoptarea unor masuri pentru flexibilizarea raportului de munca, precum stabilirea unor programe de lucru individualizate, cu acordul sau la solicitarea salariatului in cauza si cu respectarea duratei maxime legale a timpului de munca.

Daca munca la domiciliu sau telemunca nu sunt posibile, angajatorii pot avea in vedere aceasta recomandare pentru a reduce numarul persoanelor prezente concomitent la locul de munca.

4.1.4    Reducerea temporara a programului de lucru

Daca se reduce temporar activitatea pe o perioada mai mare de 30 de zile lucratoare, angajatorul poate reduce programul de lucru de la 5 zile la 4 zile pe saptamana, pana la remedierea situatiei.

Salariul se va reduce in mod corespunzator. Inainte de a lua aceasta decizie, angajatorul trebuie sa se consulte insa cu sindicatul sau cu reprezentantii salariatilor.

4.1.5    Zile libere pentru angajati

Angajatorul poate apela si la acordarea de zile libere angajatilor sub forma:

• concediului fara plata pe baza acordului partilor;
• compensarii in avans a orelor suplimentare, in perioadele de reducere a activitatii angajatorului, prin acordarea de zile libere platite (din care sa fie compensate orele suplimentare ce vor fi prestate in urmatoarele 12 luni);
• concediului de odihna care poate fi agreat cu angajatii, insa nu poate fi impus.

Legea nr. 19/2020, astfel cum a fost aceasta modificata prin O.U.G. nr. 30/2020, impune acordarea, in anumite conditii si pentru anumite categorii de salariati, a unor zile libere parintilor pentru supravegherea copiilor, in situatia inchiderii temporare a unitatilor de invatamant sau suspendarii cursurilor. Guvernul a stabilit ca zilele lucratoare pana la incetarea starii de urgenta declarate, cu exceptia vacantelor scolare, sa fie zilele libere acordate la cererea angajatului si in baza unei declararatii cu privire la indeplinirea conditiilor legale din partea celuilalt parinte, daca este cazul.

Zilele libere nu se acorda daca unul dintre parinti este in somaj tehnic/concediu de odihna/fara plata/crestere a copilului sau nu inregistreaza venituri impozabile potrivit legii.

Angajatii sistemului national de aparare, angajatii din penitenciare, personalul din unitatile sanitare publice si alte categorii stabilite prin ordin al ministrului competent nu beneficiaza de prevederile Legii nr. 19/2020. In schimb, acest personal are dreptul la o majorare a salariului in cuantum de 75% din salariul corespunzator unei zile lucratoare, dar nu mai mult de corespondentul pe zi a 75% din castigul salarial mediu brut utilizat la fundamentarea bugetului asigurarilor sociale de stat, in situatia in care celalalt parinte nu beneficiaza de drepturile reglementate de Legea nr. 19/2020.

Totodata, acordarea zilelor libere pentru parinti se realizeaza insa doar cu acordul angajatorului pentru anumite categorii de angajatii, respectiv angajatii din unitatile sistemului energetic national, din unitatile operative de la sectoarele nucleare, din unitatile cu foc continuu, din unitatile de asistenta sociala, de telecomunicatii, ale radioului si televiziunii publice, din transporturile pe caile ferate, din unitatile care asigura transportul in comun si salubritatea localitatilor, precum si aprovizionarea populatiei cu gaze, energie electrica, caldura si apa, comert alimentar, productie si distributie medicamente si echipamente sanitare, distributie carburanti, personalul din cadrul unitatilor farmaceutice.

4.1.6    Suspendarea contractelor de munca la initiativa angajatorului – somajul tehnic

Contractul de munca poate fi suspendat din initiativa angajatorului in cazul intreruperii sau reducerii temporare a activitatii, fara incetarea raportului de munca, pentru motive economice, tehnologice, structurale sau similare.

Pe durata reducerii si/sau a intreruperii temporare a activitatii, salariatii:

• beneficiaza de o indemnizatie, platita din fondul de salarii, ce nu poate fi mai mica de 75% din salariul de baza corespunzator locului de munca ocupat;
• se vor afla la dispozitia angajatorului, acesta avand oricand posibilitatea sa dispuna reinceperea activitatii.

Guvernul a stabilit ca pentru perioada de urgenta indemnizatia pentru somajul tehnic va fi de 75% din salariul de baza corespunzator locului de munca ocupat si se va suporta din bugetul asigurarilor pentru somaj, dar nu mai mult de 75% din castigul salarial mediu brut, in valoare de 5.429 lei, pentru companiile care:

• intrerup activitatea total/partial pe perioada starii de urgenta si detin certificatul de situatii de urgenta emis de Ministerul Economiei, Energiei si Mediului de Afaceri;
• reduc activitatea, inregistreaza o diminuare a incasarilor cu minimum 25% fata de media incasarilor din perioada ianuarie-februarie 2020 si nu au capacitatea financiara de a achita plata tuturor salariilor angajatilor lor; masura se aplica pentru cel mult 75% dintre angajati.

Indemnizatia este supusa impozitarii si platii contributiilor sociale obligatorii, insa nu se datoreaza contributie asiguratorie pentru munca.

Aplicatia de plata se efectueaza in luna curenta pentru luna anterioara, prin posta electronica la  agentiile pentru ocuparea fortei de munca aferente sediului social. Plata se va efectua in cel mult 30 de zile de la depunerea documentelor.

4.1.7    Suspendarea de drept a contractelor de munca

Contractul individual de munca se suspenda de drept in caz de carantina, dar si in caz de forta majora (e.g. epidemie).

Salariatul nu mai are dreptul la plata salariului pe durata suspendarii. Concedierea salariatului de catre angajator pe durata suspendarii activitatii ca urmare a instituirii carantinei este interzisa.

4.1.8    Valabilitatea contractelor colective de munca si a acordurilor colective

Pe perioada starii de urgenta se mentine valabilitatea contractelor colective de munca si a acordurilor colective.

4.1.9    Activitatea altor profesionisti

Alti profesionisti, care nu au calitatea de angajatori si intrerup activitatea total sau partial in baza deciziilor emise de autoritatile publice competente potrivit legii, pe perioada starii de urgenta, pot beneficia din bugetul general consolidat de o indemnizatie egala cu salariul de baza minim brut pe tara garantat de 2.230 RON.

4.2    CARE SUNT IMPLICATIILE FINANCIARE PENTRU SITUATIILE DE CARANTINA/CONCEDIU PENTRU INCAPACITATE TEMPORARA DE MUNCA?

4.2.1    Concediul si indemnizatie pentru carantina

Angajatii carora li se interzice continuarea activitatii din cauza unei boli contagioase (i.e. Covid-19) pot beneficia in principiu de concediu si indemnizatie pentru carantina. Acestea se acorda pe durata stabilita prin certificatul eliberat de directia de sanatate publica.

Cuantumul brut lunar al indemnizatiei pentru carantina reprezinta 75% din media veniturilor brute lunare din ultimele 6 luni din cele 12 luni din care se constituie stagiul de cotizare, pana la limita a 12 salarii minime brute pe tara lunar. Indemnizatia pentru carantina se suporta integral din bugetul Fondului national unic de asigurari sociale de sanatate, insa plata acesteia se face lunar de catre angajator, urmand ca acesta sa isi recupereze ulterior aceste sume din bugetul Fondului.

Decontarea concediilor medicale acordate persoanelor aflate in carantina pentru COVID-19 va fi realizata cu prioritate prin asigurarea de sume suplimentare in bugetul FNUASS la nivelul necesar.

4.2.2    Concediul si indemnizatia pentru incapacitate temporara de munca

Ulterior confirmarii diagnosticului (i.e. infectarea cu Covid-19), angajatii pot beneficia in principiu de concediu si indemnizatie pentru incapacitate temporara de munca. Certificatele de concediu medical pentru incapacitate temporara de munca nu pot fi eliberate insa pe o perioada mai mare de 10 zile calendaristice, pentru un episod de boala, in una sau mai multe etape.

Cuantumul brut lunar al indemnizatiei pentru incapacitate temporara este acelasi cu cel al indemnizatiei pentru carantina (poate fi de 100% in cazul bolilor infectocontagioase din grupa A si a urgentelor medico-chirurgicale).  Aceasta indemnizatie se suporta de catre angajator din prima pana in a 5-a zi de incapacitatea temporara de munca si din bugetul Fondului national unic de asigurari sociale de sanatate, pentru perioada urmatoare pana la data incetarii incapacitatii.

4.2.3    Pastrarea stimulentului de insertie

In situatia suspendarii sau incetarii raportului de munca ca urmare a efectelor epidemiei COVID-19, persoana indreptatita isi pastreaza stimulentul de insertie pentru o perioada de 90 de zile, prin exceptie de la prevederile O.U.G. nr. 111/2010 privind concediul si indemnizatia lunara pentru cresterea copiilor. Potrivit acestor prevederi, dreptul la stimulent inceta cu ziua urmatoare celei in care beneficiarul nu mai realizeaza venituri supuse impozitului si nici nu se afla in concediul pentru cresterea copilului.

4.3    GDPR

Conform GDPR, datele privind sanatatea pot fi prelucrate doar in cazuri de exceptie, e.g. cand prelucrarea este necesara in scopuri legate de medicina preventiva sau a muncii, de evaluarea capacitatii de munca a angajatului, de stabilirea unui diagnostic medical, de furnizarea de asistenta medicala sau sociala sau a unui tratament medical sau de gestionarea sistemelor si serviciilor de sanatate sau de asistenta sociala, in temeiul dreptului Uniunii sau al dreptului intern sau in temeiul unui contract incheiat cu un cadru medical si sub rezerva respectarii conditiilor si garantiilor prevazute de regulament.

Ca masura de preventie a raspandirii Covid-19, poate deveni necesara o anumita prelucrare de catre angajator a datelor cu caracter personal ale unui angajat (inclusiv date privind sanatatea), precum prezentarea unor simptome relevante pentru Covid-19, calatoria recenta intr-o regiune afectata sau contactul cu o persoana potentiala infectata cu Covid-19.

 5    CE SE INTAMPLA IN RAPORTURILE CU PARTENERII CONTRACTUALI?

5.1    RASPUNDEREA CONTRACTUALA IN CONTRACTELE IN DERULARE

5.1.1    Forta majora si cazul fortuit

Raspandirea virusului COVID-19 poate fi calificata drept o cauza de forta majora sau caz fortuit, cu consecinta inlaturarii raspunderii contractuale a partenerului contractual care nu si-a executat obligatiile din contract din aceasta cauza, daca sunt indeplinite conditiile legale in acest sens.

Calificarea celor doua situatii se face astfel:

• forta majora este orice eveniment extern, imprevizibil, absolut invincibil si inevitabil;
• cazul fortuit este evenimentul care nu poate fi prevazut si nici impiedicat de catre cel responsabil daca evenimentul nu s-ar fi produs.

In orice caz, in jurisprudenta si doctrina s-a aratat nu o data ca niciun eveniment exterior nu poate justifica o imposibilitate fortuita de executare daca priveste bunuri de gen, precum obligatia de a plati o suma de bani.

Cu titlu de exceptie pe perioada starii de urgenta, in contractele in derulare (cu exceptia celor avand ca obiect serviciile de utilitati si chirie pentru sediile sociale/secundare), incheiate de IMM-uri poate fi invocata forta majora impotriva acestora numai dupa incercarea, dovedita cu inscrisuri comunicate intre parti prin orice mijloc, inclusiv prin mijloace electronice, de renegociere a contractului, pentru adaptarea clauzelor acestora cu luarea in considerare a conditiilor exceptionale generate de starea de urgenta.

Foarte interesant este ca prin O.U.G. nr. 29/2020 se prezuma a constitui caz de forta majora, imprejurarea imprevizibila, absolut invincibila si inevitabila care rezulta dintr-o actiune a autoritatilor in aplicarea masurilor impuse de prevenirea si combaterea pandemiei si care a afectat activitatea IMM-ului, atestata prin certificatul de situatie de urgenta. Prezumtia poate fi rasturnata de partea interesata prin orice mijloc de proba. Nu vor fi insa imprevizibile masurile luate de autoritati in conformitate cu actul normativ care a instituit starea de urgenta.

Penalitatile stipulate pentru intarzieri in executarea obligatiilor decurgand din contractele incheiate cu autoritatile publice de catre IMM-uri nu se datoreaza pentru durata starii de urgenta.

Totodata, IMM-urile care şi-au întrerupt activitatea total sau partial in baza deciziilor emise de autoritatile publice competente pe perioada starii de urgenta si care detin certificatul de situatie de urgenta emis de Ministerul Economiei, Energiei si Mediului de Afaceri, beneficiaza de amanarea la plata pentru:

• serviciile de utilitati – electricitate, gaze naturale, apa, servicii telefonice si de internet; precum si pentru
• chiria pentru imobilul cu destinatie de sediu social si de sedii secundare.

5.1.2    Atestarea situatiei de forta majora

In vederea atestarii situatiei de forta majora, operatorii economici au posibilitatea:

• de a obtine un aviz de existenta a Cazului de Forta Majora emis de Camerele de comert si industrie judetene sau Camera de Comert si Industrie a Romaniei, aplicabil, de principiu pentru un anumit raport contractual; si
• de a obtine certificatul de situatie de urgenta de la Ministerul Economiei, Energiei si Mediului de Afaceri, aplicabil pentru situatia de ansamblu generata de pandemia de Covid-19.

5.2    CUM POT FI INCHEIATE CONTRACTE NOI, IN CONTEXTUL REGULILOR DE DISTANTARE SOCIALA?

5.2.1    Incheierea contractelor la distanta

Incheierea unui contract la distanta presupune negocierea si acordul de vointa al partilor fara prezenta fizica simultana a acestora, cu utilizarea unuia sau a mai multor mijloace de comunicare la distanta (e.g. telefon, e-mail, fax etc.).

Incheierea contractelor la distanta este reglementata atat de Codul civil (dreptul comun), cat si de alte acte normative cu caracter special (e.g. O.U.G. nr. 34/2014 privind drepturile consumatorilor in cadrul contractelor incheiate cu profesionistii, precum si pentru modificarea si completarea unor acte normative sau Legea nr. 365/2002 privind comertul electronic).

5.2.2    Contractele care pot fi incheiate la distanta

Regula este ca un contract se incheie valabil prin orice forma de manifestare a consimtamantului (verbala, scrisa sau chiar prin comportamentul partilor). De principiu, asadar, forma scrisa este utilizata ca instrument pentru proba contractului.

Exista insa si situatii in care forma scrisa (e.g. contractul de achizitie publica) si chiar forma autentica (e.g. contractele supuse inscrierii in cartea funciara) este necesara pentru incheierea valabila a acestuia.

Daca distanta nu constituie o piedica pentru incheierea in forma scrisa (inscris sub semnatura privata), desi nu in totalitate imposibila, realizarea formei autentice la distanta poate deveni o adevarata provocare.

5.2.3    Variantele de incheiere a contractelor la distanta

Modalitatea aleasa pentru incheierea contractelor la distanta este o chestiune de oportunitate. In functie de mijloacele de comunicare avute la dispozitie, partile ar putea, de exemplu, incheia contractele la distanta:

• prin circularea contractului in format fizic (hard-copy) prin curier/servicii postale;
• prin circularea contractului prin intermediul e-mailului, dublat de circularea lui in format fizic;
• prin utilizarea mecanismului „counterparts” (presupune ca fiecare parte sa semneze o varianta identica a contractului/doar pagina de semnaturi, urmand ca variantele sa fie centralizate de una dintre parti sau de un tert, e.g. avocat) etc. dublata sau nu de circularea in format fizic a tuturor semnaturilor;
• exclusiv in forma electronica prin utilizarea semnaturilor electronice extinse (reglementate de Legea nr. 455/2001 privind semnatura electronica).

5.2.4    Momentul si locul incheierii unui contract la distanta

De principiu, contractul se incheie:

• in momentul si in locul in care acceptarea ajunge la ofertant, chiar daca acesta nu ia cunostinta de ea din motive care nu ii sunt imputabile; sau
• in momentul in care destinatarul ofertei savarseste un act sau un fapt concludent, chiar daca nu l-a instiintat pe ofertant, daca, in temeiul ofertei, al practicilor statornicite intre parti, al uzantelor sau potrivit naturii afacerii, acceptarea se poate face in acest mod.

5.2.5    Valoarea probatorie a contractelor incheiate la distanta

Daca ipoteza circularii formelor fizice ale contractelor nu comporta discutii prea ample sub aspectul probei contractului, o atentie deosebita se impune in cazul utilizarii exclusive a mijloacelor electronice.

Probarea contractului exclusiv prin prezentarea exemplarului scanat, fara ca acesta sa fie insotit si de semnatura electronica ramane o varianta riscanta intrucat un astfel de suport nu garanteaza integritatea documentului. Acesta poate servi, dupa circumstante, ca mijloc material de proba sau ca inceput de dovada scrisa.

Varianta cea mai sigura ramane semnarea contractelor cu semnatura electronica extinsa bazata pe un certificat calificat, eliberat de un furnizor de servicii de certificare acreditat. Aceasta acorda semnaturii electronice valoarea unei semnaturi olografe.

5.3    EXEMPLE DE CLAUZE CONTRACTUALE UTILE PENTRU SITUATII NEPREVAZUTE

Pentru contractele care urmeaza a fi incheiate in aceasta perioada, este recomandata o atentie sporita la redactarea clauzelor de forta majora si caz fortuit si a clauzelor de limitare, sau, dupa caz, de sporire a raspunderii contractuale sau de adaptare a contractului la noile realitati economice:

• clauzele de forta majora si clauzele privind cazul fortuit– in functie de pozitia contractuala, ar putea fi avute in vedere mentionarea expresa a situatiilor de pandemie/epidemie/declarare a starii de urgenta drept exemplu de cauza exoneratoare de raspundere; dat fiind ca, potrivit legii, astfel de cauze sunt exoneratoare de raspundere, o eventuala stipulatie contrara va trebui sa fie prevazuta contractual si expres asumata; de exemplu, ar putea fi avuta in vedere introducerea unor prevederi de tipul:
• Partile convin ca starea de urgenta instituita pe teritoriul Romaniei si/sau a altor state membre ale Uniunii Europene si/sau state terte, indiferent de durata acesteia si de cauzele care au determinat instituirea sa, precum si pandemiile si/sau epidemiile precum cea de coronavirus SARS-CoV-2, nu exonereaza Partile de indeplinirea obligatiilor asumate.
• clauzelede impreviziune (hardship) – utilizata cu precadere in contractele de lunga durata, impreviziunea prevazuta la  1271 din Codul Civil presupune o adaptare a contractului in cazul in care executarea acestuia devine excesiv de oneroasa pentru una dintre parti datorita unei schimbari exceptionale a imprejurarilor;
• alte clauze referitoare la raspundere sau protectiepentru situatii mai mult sau mai putin previzibile – in functie de specificul contractului, partile pot avea in vedere si alte clauze de protectie in fata unei eventuale neexecutari a contractului de catre cealalta parte, cum ar fi clauzele de garantie pentru partea care isi asuma obligatiile de plata in contract, introducerea raspunderii solidare in cazul contractelor multipartite, clauzele care ofera prestatorului posibilitatea de a declara exigibile obligatii de plata din cadrul unor proiecte derulate in paralel in cazul nerespectarii obligatiilor in unul dintre contracte.

6    CE SE INTAMPLA CU REGULILE DE CONCURENTA?

Regulile de concurenta continua sa se aplice si in contextul pandemiei cu COVID-19. Mai mult, Consiliul Concurentei a anuntat printr-un Comunicat de presa din data de 13.03.2020 ca, din punct de vedere al legii concurentei, companiile pot adopta unele masuri ce pot fi justificate de prevenirea raspandirii coronavirusului, dar in acelasi timp, acestea nu trebuie sa conducă la restrangeri grave ale concurentei.

Printre masurile acceptate se numara:

• reducerea programului de functionare in vederea reducerii aglomerarii in spatii comerciale;
• administratorii platformelor de comert pot impune masuri pentru limitarea cresterilor nejustificate ale preturilor pentru produsele si serviciile de baza; de exemplu, la nivel international Facebook, Amazon, E-bay deja au luat masuri impotriva anunturilor false/cu preturi extreme pentru echipamente necesare in lupta impotriva virusului COVID-19.

Consiliul Concurentei a avertizat ca urmareste foarte atent comportamentul companiilor si a atras atentia de a nu se folosi de aceasta situatie de criza pentru:

• a creste preturile fara o justificare obiectiva;
• a face schimb de informatii sensibile (preturile practicate, politica comerciala etc)
• a exclude concurenti de pe piata;
• a abuza de pozitia dominanta;
• a face intelegeri anticoncurenttiale in vederea eliminarii comercializarii unui anumit produs/serviciu, fixare preturi, de impartire a clientilor si teritoriilor)

 7    CE SE INTAMPLA IN RAPORTURILE CU AUTORITATILE PUBLICE?

7.1        CUM SE VA DESFASURA ACTIVITATEA AUTORITATILOR ADMINISTRATIEI PUBLICE?

Autoritatile administratiei publice centrale si locale vor lua masuri pentru organizarea activitatii pe durata starii de urgenta astfel incat sa fie evitat, pe cat posibil, contactul direct intre persoane, inclusiv prin utilizarea mijloacelor electronice de comunicare.

Totodata, autoritatile si institutiile publice vor stabili masurile care se impun pentru asigurarea desfasurarii optime a activitatii, cu respectarea regulilor de disciplina sanitara stabilite de autoritatile cu atributii in domeniu, inclusiv prin hotararile Comitetului National privind Situatiile Speciale de Urgenta, urmarind cu prioritate asigurarea preventiei si reducerea riscului de imbolnavire.

7.2    CARE VA FI REGIMUL LIBERULUI ACCES LA INFORMATIILE DE INTERES PUBLIC SI AL PETITIILOR?

Pe perioada starii de urgenta, termenele legale stabilite pentru solutionarea solicitarilor formulate in exercitarea liberului acces la informatii de interes public (i.e. 10 zile sau 30 de zile), precum si a petitiilor (i.e. 30 de zile) se dubleaza.

7.3    VALABILITATEA DOCUMENTELOR

Se mentine valabilitatea documentelor eliberate de autoritatile publice care expira pe perioada starii de urgenta.

7.4    VALABILITATEA CERTIFICATELOR DE ACREDITARE SI A LICENTELOR

Certificatele de acreditare a furnizorilor de servicii sociale si licentele serviciilor sociale, provizorii si de functionare, a caror valabilitate expira in perioada de urgenta declarata, isi prelungesc valabilitatea pana la incetarea starii de urgenta.

 8    CE SE INTAMPLA CU DOSARELE DE PE ROLUL INSTANTELOR?

8.1        PRESCRIPTIILE SI TERMENELE DE DECADERE

Prescriptiile si termenele de decadere de orice fel nu incep sa curga, iar, daca au inceput sa curga, se suspenda pe toata durata starii de urgenta, orice dispozitii legale contrare nefiind aplicabile.

8.2    CAUZELE DE URGENTA DEOSEBITA

Activitatea de judecata continua doar cu privire la cauzele de urgenta deosebita, stabilite de colegiile de conducere ale Inaltei Curti de Casatie si Justitie, respectiv ale curtilor de apel, indrumarile pentru stabilirea acestora fiind date de Consiliul Superior al Magistraturii.

In vederea judecarii acestor cauze, instantele pot fixa termene scurte, inclusiv de la o zi la alta sau chiar in aceeasi zi, iar atunci cand este posibil, desfasurarea sedintei se face prin videoconferinta.

Comunicarea actelor de procedura se face in aceste dosare prin mijloace ce asigura transmiterea textului actului si confirmarea primirii acestuia (e.g. telefax, posta electronica).

In cazul in care partea interesata se afla in izolare la domiciliu, in carantina sau spitalizata poate fi dispusa, la cerere, amanarea judecatii. Cand amanarea nu este posibila, instanta va amana pronuntarea, la cerere sau din oficiu, in vederea depunerii de concluzii scrise.

8.3    CAUZELE CARE NU SUNT DE URGENTA DEOSEBITA

Cauzele civile care nu sunt declarate urgente se suspenda de plin drept pe durata starii de urgenta, fara efectuarea vreunui act de procedura in acest scop.

Judecata se va relua din oficiu, in termen de 10 zile de la incetarea starii de urgenta.

Termenele de exercitare a cailor de atac aflate in curs la data instituirii starii de urgenta in cauzele care nu sunt urgente se intrerup, urmand a curge noi termene, de aceeasi durata, de la data incetarii starii de urgenta. Dosarele in care au fost deja declarate cai de atac se inainteaza instantei competente dupa incetarea starii de urgenta.

8.4    EXECUTARILE SILITE

Activitatea de executare silita continua numai in cazurile in care este posibila respectarea regulilor de disciplina sanitara stabilite prin hotararile Comitetului National privind Situatiile Speciale de Urgenta.

9  ESTE UTILA SEMNATURA ELECTRONICA?

9.1    CE VALOARE ARE SEMNATURA ELECTRONICA?

Inscrisul caruia i s-a atasat o semnatura electronica extinsa, bazata pe un certificat calificat nesuspendat sau nerevocat la momentul respectiv si generata cu ajutorul unui dispozitiv securizat de creare a semnaturii electronice, este asimilat, in ceea ce priveste conditiile si efectele sale, cu inscrisul sub semnatura privata.

Prin urmare, un astfel de inscris electronic are valoare de „original”.

Pentru a obtine semnatura electronica este necesara obtinerea unui certificat digital calificat emis de un furnizor acreditat de servicii de certificare.

Costurile obtinerii unei semnaturi electronice, precum si procedura de obtinere a certificatului digital calificat difera in functie de furnizorul de servicii de certificare ales (e.g. DigiSign).

9.2    CAND ESTE UTILA SEMNATURA ELECTRONICA?

Semnatura electronica este utilizata, de regula, in corespondenta cu institutiile publice (e.g. semnarea electronica a ofertelor depuse in SICAP, infiintarea online a unei societati la ONRC etc.), dar se poate dovedi utila si in relatiile dintre entitatile private (pentru semnarea contractelor exclusiv in format electronic).

De exemplu, pe perioada starii de urgenta este reglementata posibilitatea depunerii cererilor pentru acordarea beneficiilor si prestatiilor sociale pe cale electronica, si doar exceptional in format letric.

9.3    POATE FI UTILIZATA SEMNATURA ELECTRONICA A UNUI MANDATAR?

Avand valoarea unei semnaturi olografe, semnatura electronica poate fi folosita de titularul certificatului digital. In cazul redactarii si/sau transmiterii inscrisurilor in format electronic prin mandatar se va atasa utilizarea semnaturii electronice a mandatarului (e.g. semnatura avocatilor care asigura reprezentarea unei parti in fata institutiilor publice sau entitatilor private).

10    CARE SUNT MASURILE DE SUSTINERE A OPERATORILOR ECONOMICI?

10.1    CATEVA EXEMPLE DE MASURI DE SUSTINERE A OPERATORILOR ECONOMICI

10.1.1    Credite garantate de stat pentru IMM-uri

IMM-urile aflate in dificultate vor putea lua credite garantate de stat cu urmatoarele limitari:

• maximum 80% pentru creditele de investitii, in limita a 10.000.000 lei;
• maximum 90% pentru creditele pentru finantarea capitalului de lucru in limita mediei cheltuielilor aferente capitalului de lucru din ultimii 2 ani fiscali, in limita a 5.000.000 lei.

Pentru microintreprinderi si intreprinderile mici, pragurile sunt diferite:

• maximum 90% pentru creditele de investitii, in limita a 500.000 lei pentru microintreprinderi, respectiv maximum 1.000.000 lei pentru intreprinderile mici;
• maximum 90% pentru creditele pentru finantarea capitalului de lucru in limita mediei cheltuielilor aferente capitalului de lucru din ultimii 2 ani fiscali si maximum 500.000 lei pentru microintreprinderi, respectiv maximum 1.000.000 lei pentru intreprinderile mici.

Perioada de subventionare a dobanzii poate dura pana la 31 martie 2021. Beneficiile se acorda pentru credite de maximum 120 de luni pentru creditele de investitii si 36 luni pentru creditele pentru finantarea capitalului de lucru.

Creditele se acorda in conditiile in care beneficiarii nu inregistreaza obligatii fiscale restante si alte creante bugetare administrate de organul fiscal central. In cazul in care inregistreaza astfel de obligatii restante, beneficiarul se obliga sa le achite din creditul/linia de credit pentru capitalul de lucru acordata in cadrul programului.

10.1.2    Masuri fiscale

Termenul limita pentru plata taxelor locale (pentru cladiri, terenuri si mijloace de transport) si pentru primirea bonificatiilor a fost amanat pentru 30 iunie inclusiv, si nu 31 martie, asa cum era stabilit.

Termenul pentru notificarea intentiilor de a beneficia de masura restructurarii obligatiilor fiscale bugetare este prelungit de la data de 31 martie 2020, pana la data de 31 iulie 2020. Solicitarea de restructurare se poate depune pana la 30 octombrie 2020, in loc de 31 iulie 2020.

Pentru obligatiile fiscale care vor deveni scadente in aceasta perioada nu se calculeaza si nu se datoreaza dobanzi si penalitati de intarziere, acestea nefiind considerate obligatii fiscale restante pentru inca 30 de zile de la incetarea starii de urgenta.

Se suspenda de drept si fara alte formalitati sau, dupa caz, nu incep masurile de executare silita prin poprire a creantelor bugetare, cu exceptia executarilor silite care se aplica pentru recuperarea creantelor bugetare stabilite prin hotarari judecatoresti pronuntate in materie penala.

Prin Comunicatul publicat la data de 21.03.2020, ANAF a anuntat totodata ca renunta la propunerea de prorogare a termenului de depunere a declaratiilor de la data de 25 martie, la data de 25 aprilie 2020, comunicata la data de 16.03.2020.

10.1.3    Amanarea obligatiilor de depunere a declaratiilor privind prevenirea spalarii banilor

Obligatia depunerii declaratiei privind beneficiarul real in domeniul spalarii banilor se suspenda pe perioada starii de urgenta, iar termenul de depunere se prelungeste cu 3 luni dupa incetarea acesteia.

10.2    REGIMUL EFECTUARII CONTROALELOR LA ANGAJATORI

O alta masura adoptata pe durata starii de urgenta consta in suspendarea efectuarii controalelor la angajatori de catre inspectoratele teritoriale de munca.

Se pot efectua in continuare controalele dispuse de ministrul muncii si protectiei sociale, a celor dispuse de Inspectia Muncii pentru punerea in aplicare a hotararilor Comitetului National pentru Situatii Speciale de Urgenta, a celor necesare pentru a da curs sesizarilor prin care se reclama savarsirea unor fapte cu un grad ridicat de pericol social si pentru cercetarea accidentelor de munca.

10.3    REGIMUL CONTRIBUTIEI CLAWBACK

Valoarea procentului aferent contributiei clawback pentru trimestrul I al anului 2020 se plafoneaza la valoarea trimestrului IV al anului 2019.

11    CUM AR PUTEA COMPANIILE AJUTA SISTEMUL MEDICAL?

Companiile pot contribui la dotarea spitalelor cu echipamentele si produsele necesare pentru depasirea perioadei de criza, prin sponsorizari acordate fie in bani, fie in bunuri materiale evaluate in mod corespunzator. Legea nr. 32/1994 recunoaste spitalelor calitatea de beneficiar al sponsorizarilor.

Companiile care fac astfel de sponsorizari pot beneficia de o serie de facilitati fiscale, precum reducerea bazei impozabile cu echivalentul sponsorizarii, dar nu mai mult de 5% din baza impozabila sau, dupa caz, scaderea din impozitul pe profit fie a valorii calculate prin aplicarea a 0,75% la cifra de afaceri, fie a valorii reprezentand 20% din impozitul pe profit datorat, oricare dintre acestea este mai scazuta.

Aceste facilitati se acorda insa in anumite conditii prevazute de Legea nr. 32/1994 si de Codul fiscal, precum si sub rezerva incheierii unui contract de sponsorizare in conditiile legii.

Ajutorul poate veni insa sub orice forma, de exemplu, prin inscrierea pe https://ajutorspitale.entreprenation.ro/.

12    CONCLUZII

Cadrul legislativ este in momentul de fata intr-o continua schimbare. Prevederile legale nou instituite sunt pe alocuri profund interpretabile si in practica e posibil sa apara si alte interpretari decat cele mentionate in prezentul document. De asemenea, fata de dinamica legislativa extraordinara a starii de urgenta, actualitatea acestor informatii poate avea de suferit de la o zi la alta.

Informatiile din prezentul material au, asadar, un caracter strict informativ si nu sunt consultatii cu caracter juridic.

Pentru orice alte intrebari generate de acest nou context, puteti contacta echipa VASS Lawyers la adresa de e-mail: office@vasslawyers.eu.